保育士就職支援金貸付事業

福祉人材無料職業紹介事業に係る個人情報管理運営内規

  (目 的)

第1条 この内規は、社会福祉法人山口県社会福祉協議会が設置する福祉人材センター(以下「センター」という。)が、求職者から取得する個人情報について、その取扱いの責任体制を明確にするとともに、管理運営のルールを定め、個人情報の適切な管理を図ることにより、求職者保護に資することを目的とする。 

 2 センターの福祉人材無料職業紹介事業に係る個人情報の保護は、「社会福祉法人山口県社会福祉協議会個人情報保護規程」及び「社会福祉法人山口県社会福祉協議会におけるコンピュータ情報システムの運用管理に関する規程」によるほか、この内規に定めるところによるものとする。 

(個人情報の範囲) 

第2条 この内規において個人情報とは、求職者が提出した求職票等に記載されている個人に関する情報であって、当該個人を識別できるもの(他の情報と照合することにより、当該個人を識別することができるものを含む。)をいう。 

(個人情報を取扱うことができる者) 

  第3条 センターにおいて個人情報を取扱うことができる者(以下「個人情報取扱者」という。)は、職業紹介責任者の資格を有する者及びその者が指定する者に限るものとする。 

(個人情報保護責任者) 

第4条 センターは、個人情報取扱者の中から個人情報保護責任者1名を選任するものとする。

2 個人情報保護責任者の職務は次のとおりとする。
(1)この内規の作成、見直し、変更及び保管
(2)次に掲げる者に対するこの規程の周知徹底
  ア 個人情報取扱者
  イ 新たに個人情報を取扱うこととなる者
(3)個人情報に関する苦情・相談の受付及び対応の総括
(4)個人情報保護に関する行政官庁からの指導等への対応及びその関係者への周知
(5)その他この内規の各条に個人情報保護責任者の責務として規定されている事項
 

 (個人情報の取得)

第5条 個人情報取扱者は、職業を紹介するために必要な範囲内に限り、個人情報を取得することができる。 

 (取得してはならない情報)

第6条 センターは、次に掲げる情報を取得してはならない。

(1)人種、民族、社会的身分、門地、本籍地、出生地等その他社会的差別の原因となるおそれのある事項

<具体例>・家族の職業、収入、本人の資産等の情報  ・容姿等差別的評価につながる情報

(2)思想及び信条

<具体例>・人生観、生活信条、支持政党、購読新聞、愛読書

(3)労働組合の加入状況等

<具体例>・労働運動、学生運動、消費者運動その他社会運動に関する情報 

(個人情報の取得方法) 

第7条 センターが個人情報を取得する場合は、次に掲げる方法の何れかによらなければならない。
(1)求職者本人から直接収集する。
(2)本人の同意を得て本人以外の者から収集する。
 

(新規卒業予定者等の応募書類) 

第8条 センターは、高等学校若しくは中等教育学校又は中学校の新規卒業予定者から応募書類の提出を求めるときは、厚生労働省職業安定局長の定める書類(全国高等学校統一応募用紙又は職業相談票(乙))によらなければならない。 

(身元確認勧奨の禁止) 

第9条 センターは、求人先に対し、求職者の身元確認を勧めるような発言をしてはならない。 

(個人情報の保管・管理) 

10条 センターは、個人情報を個人情報取扱者以外の者が自由に見ることができない方法で保管しなければならない。 

2 センターは、個人情報の漏えい、滅失、き損を防止するための措置を講じなければならない。 

 (個人情報の使用)

11条 センターは、個人情報を求人者に求職者情報として提供する以外に使用してはならない。 

(求職者の同意) 

12条 センターは、個人情報を求人者に提供するときは、求職者に提供先名を示し、その同意を得てから行わなければならない。 

 (原本の保管)

13条 個人情報取扱者は、個人情報を保管場所から持ち出すときは、写しをとって持ち出すこととし、原本は常に所定の場所に戻しておかなければならない。 

 (提出先の記録)

14条 センターは、個人情報の写しを求職者若しくは求人者に渡すときは、その提供先を記録しておかなければならない。この場合において、雇用契約が成立しなかったときは、速やかにその返却を求め、これを破棄しなければならない。

 (個人情報の開示)

15条 センターは、求職者から自己の個人情報について、口頭又は文書で開示を求められたときは、当該求職者本人であることを確認の上、速やかにこれに応じなければならない。 

(個人情報の訂正・削除等) 

16条 センターは、求職者から自己の個人情報について、訂正、一部削除、又は追加の申し出があったときは、直ちに当該個人情報を変更しなければならない。この場合において、変更前の情報が既に求人者に提供されているときは、求職者の同意を得て、速やかに変更後の情報を当該求人者に通知しなければならない。 

(個人情報の利用停止) 

17条 センターは、求職者から自己の個人情報について、その利用停止の意思表示があった場合は、これに応じなければならない。この場合において、当該情報が既に求人者等に提供されている場合は、速やかにその返却を求め、これを破棄しなければならない。 

 (不利益取扱いの禁止)

18条 センターは、前3条の場合において、求職者が自己の個人情報についてその開示を求めたり、訂正を申し出たり、利用・提供を拒んだりしたことを理由に、当該求職者に不利益となる取扱いをしてはならない。 

 (個人情報の返却)

19条 センターは、求職者から自己の提出した個人情報について、その返却を求められたときは、直ちにこれを返却しなければならない。 

 (個人情報の破棄)

20条 センターは、個人情報が次のいずれかに該当するときは、直ちにこれを破棄しなければならない。ただし、現に紹介あっせんが行われていないものに限る。

(1)当該求職者より、破棄の求めがあったとき。

(2)当該求職者が死亡したとき。

(3)当該求職者について、紹介あっせんが行われないまま2年が経過したとき。 

 (個人情報の破棄の方法)

21条 センターにおける個人情報の破棄は、全て次のいずれかの方法で行わなければならない。
(1)シュレッダーで破砕する。
(2)廃棄物処理業者に委託して消却する。
 

 (個人情報破棄の委託)

22条 センターが個人情報の破棄を他の者に委託する場合は、個人情報保護責任者は次のことを確認しなければならない。

(1)委託先が、破棄を委託するに足りる信頼性を有すること。
(2)委託先における管理ルールがセンターのそれと同等以上のレベルであること。
(3)委託先における破棄が、定められたルールに則し行われていること。
(4)万一事故が発生した場合に、委託先が適切な対応がとれると認められること。
 

 (個人情報の破棄委託契約)

23条 前条の場合において、個人情報保護責任者は、委託先との間で次に掲げる内容を含む契約書を締結するとともに、委託先における実際の破棄が契約書に定められた内容に沿って行われていることを点検しなければならない。

(1)機密保持に関する事項
(2)再委託に関する事項
(3)事故時の責任分担に関する事項
 

 (秘密の定義)

24条 この内規において秘密とは、一般に知られていない事実であって、他人に知られないことにより本人が相当の利益を有すると認められる事実をいう。

 <具体例>・本籍地(都道府県までの情報を除く。)、出身地、支援若しくは加入する政党、

政治運動、借入金額、保証人となっている事実 

 (秘密の漏えい防止)

25条 個人情報取扱者は、求職者の秘密に該当する個人情報を知り得たときは、それが正当な理由なく他人に知られることがないよう、次のことを厳守しなければならない。

(1)山口県社会福祉協議会に在職中はもちろんのこと、退職後も他人にその秘密を漏らさないこと。

(2)その秘密を表すメモ類を残さないこと。
(3)その秘密を履歴書等に記入しないこと。
 

 (秘密の漏えいに当たらない正当な理由)

26条 前条において秘密漏えいに当たらない正当な理由とは、次のようなものをいう。ただし、これらの場合でも、個人情報取扱者は、当該知らせる内容を必要最小限のものに止めなければならない。

(1)裁判所における証人としての証言

(2)刑事訴訟法に基づく捜査機関からの照会

(3)福祉人材無料職業紹介事業の正当な業務行為として、当該情報を提供することが就職につながり、かつ、本人の不利益にならないことが事前に明確に判断できる場合 

(苦情の対応等) 

27条 センターは、個人情報の取扱いに関し求職者から苦情を受けたときは、別に定める福祉人材無料職業紹介事業に係る苦情対応内規に則り対応しなければならない。 

 (求職者からの要望等への対応)

28条 個人情報取扱者は、求職者から自己の個人情報の保護又は使用について、質問、相談又は要望を受けたときは、真摯にこれに対応しなければならない。 

 (教育研修)

29条 個人情報保護責任者は、センター長と協議し、個人情報保護のための教育研修を年2回以上実施しなければならない。

(教育研修の方法) 

30条 前条に定める教育研修は、次の方法で行わなければならない。

(1)職員、契約職員その他の区別なく、福祉人材無料職業紹介に関する業務に従事する者全員を対象に実施すること。

(2)次の内容を含むこと。
   ・個人情報保護の重要性の認識
   ・個人情報を適正管理しない場合のリスクの理解
   ・この内規の周知
 

(求職者の同意の取得方法) 

31条 第7条第2号、第12条、第16条に定める求職者の同意は、文書又は口頭で得るものとする。 

(倫理観の保持) 

32条 センターにおいて福祉人材無料職業紹介業務に従事する者は、職員、契約職員その他の区別なく、全て、この内規の内容を熟知してこれを厳守することはもちろん、個人情報を取扱うことに伴う責任の重さを認識し、高い倫理観をもって業務を遂行しなければならない。 

 (監査責任)

33条 センターは、個人情報の適切な管理の徹底を図るため、個人情報を取扱う者以外の中から監査責任者1名を選出する。 

 (監査責任者の業務)

34条 監査責任者は、次によりその業務を遂行しなければならない。
(1)個人情報を取扱う者から独立した立場で、公正かつ客観的に監査すること。
(2)この内規の内容及びその運用状況について、年1回以上監査すること。

(3)監査を行ったときは、監査報告書を作成し、正本をセンター長に、写しを個人情報保護責任者にそれぞれ提出すること。

(監査責任者の選定) 

35条 監査責任者は、これを山口県社会福祉協議会外に求めることを妨げない。 

(業務改善の指示) 

36条 センター長は監査報告に基づき、必要と認めるときは、個人情報保護責任者に対し、業務改善のための指示を行うものとする。 

 (業務改善計画)

37条 個人情報保護責任者は、監査報告書及び前条に定める指示に基づき、業務改善計画を立て、これを実施しなければならない。 

 (罰 則)

38条 この規定に違反して個人情報を収集、利用又は提供した者は、山口県社会福祉協議会事務局就業規則に基づき、処分を行う。 

 (求人者の個人情報)

39条 センターは、求人者に関する個人情報についても、次のことを厳守しなければならない。

(1)正当な理由なく他人に漏らさないこと。
(2)職業紹介以外の目的に使用しないこと。
(3)求職者に対して、正当な理由なく他人に漏らさないよう求めること。
 

 (個人情報をコンピュータで処理する場合)

40条 センターが個人情報をコンピュータで処理する場合においては、各条の内規を次のとおりとする。

(1)第2条に定める個人情報の範囲には、それらの事項であってコンピュータに記憶されているものを含むものとする。

(2)第4条に定める個人情報保護責任者の職務には、次の事項を追加する。
  ・個人情報処理のためのアプリケーション・ソフトウェアの統括・管理

  ・コンピュータに記録されている個人情報にアクセスするためのパスワードの登録、定期的な変更、解除その他の管理

  ・コンピュータに記憶されている個人情報を不正なアクセスから防護するための措置 

(改 廃) 

41条 この内規の改廃は、センター長の承認を得て効力を発効するものとする。 

 (その他)

42条 この内規に関する事項は、「福祉人材無料職業紹介事業に係る個人情報の管理運営」により公開する。 


附 則
 この内規は、平成20年4月1日より施行する。

附 則
 この内規は、平成26年4月1日より施行する。
 

 

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社会福祉法人 山口県社会福祉協議会